Оптимизация работающего бизнеса непростая задача. Есть две роли, которые являются оптимальными для ее выполнения. Вы можете быть консультантом или выступать со стороны владельца бизнеса. Первую роль намного легче играть из-за отсутствия в ней ответственности за текущее состояния бизнеса и возможности относительно независимо критиковать ответственных. Она, безусловно, требует определенного характера личности, чтобы бороться с внутренним сопротивлением изменениям в организации. Обе роли требуют и высокого уровня деловой хватки, а также способности видеть, разрабатывать, внедрять и мотивировать улучшения.

В случае, если вы получили задачу реализовать проект или внедрить систему постоянных улучшений, и в то же время управляете бизнес подразделением - это настоящая вызов и для нового назначенного топ-менеджера и для организации.

Этап 1. Разберитесь в специфике бизнеса для понимания исходного состояния и коренных причин проблем бизнеса.

Будучи внедренным в организацию, убедитесь, что вы четко коммуницируете свою роль и осознаете зоны в которых вам надо учиться и разбираться. На самом деле, фаза выработки улучшений должна начаться уже сейчас. Изучайте продукт и операции, собирайте и анализируйте данные, делайте заметки с идеями/причинами, которые появятся на пути входа в должность. Консолидируйте данные и проводите предварительный анализ самостоятельно, чтобы иметь собственную картину и не позволить увести себя в неправильное направление. Глубоко проанализируйте свою команду, посмотрите, есть ли у вас сторонники. Поддержка собственников должна была быть получена на этапе 0, без этого вы не были бы назначены на эту роль. Процесс управления изменениями и внедрения улучшений тяжелая работа. От качества поддержки внутренней и внешней, очень зависит то, будут ли эффективными этапы дизайна и внедрения изменений.

Этап 2. Разработка изменений/улучшений.

Большинство проблем в бизнесе уходит корнями в системы управления и определение бизнес-стратегии. После выполнения предварительного анализа всегда спрашивайте, нужно ли пересматривать бизнес-стратегию и системы управления. Обычно это так, потому что, если было бы они соответствовали требованиям эффективности, то такие проблемы не нуждались бы во внешней помощи решения (консультант или новый топ-менеджер). Поэтому начните с вершины пирамиды управления - пересмотрите бизнес-миссию и видение, сформулируйте цели и ценности. Как и в предыдущем этапе, начальная часть стадии реализации изменений на самом деле начинается здесь. Вы не можете разрабатывать и внедрять изменения, прежде чем исправите бизнес-стратегию. Организуйте стратегический семинар с участием ваших внешних заинтересованных сторон и управленческой Команды. Покажите им реальную текущую ситуацию и ваш предварительный анализ, желательно с фактами и фотографиями. Определите потребности бизнеса в Изменениях. Постройте совместную работу вокруг него. Успешный семинар должен дать вам основу для дальнейшей реализации - пересмотренная бизнес-миссия и видение, цели (ключевые показатели высокого уровня) и ценности. Разработайте с командой краткосрочные, средне и долгосрочные приоритеты, согласуйте высокоуровневый график с указанием сроков, ответственных и ключевыми ресурсов вовлеченных в их выполнение. Согласуйте роли и обязанности на этап внедрения внутри Команды.

Этап 3. Внедрение изменений.

Этап внедрения должен начинаться с широкой коммуникационной Кампании. Она должна предоставлять четкую информацию сотрудникам о причинах, предпринятых шагах, новой бизнес-стратегии, плане реализации и ролях, необходимой поддержке и возможных последствиях для них. Слушайте внимательно и старайтесь отвечать на вопросы, которые появятся у людей. Это определит успех и представит вас как руководителя, который хочет строить, а не нарушить существующий бизнес. Основываясь на ранее определенных Приоритетах, запускайте определенные Программы или Проекты, которые помогут вам реализовать Стратегию и донести ее до самых нижних уровней организации. Успех этого этапа зависит от того насколько решения вашей Команды будут Практическими и Простыми. Руководителям бизнеса и еще больше простым сотрудникам не нравятся теоретические и сложные решения. Также не забывайте о быстрых победах (Quick Wins), они докажут, что ваши изменения действительно могут быть реализованы.

Этап 4. Зафиксируйте изменения.

Для того, чтобы изменения были устойчивыми, они должны быть не только Практическими и Простыми, но и стать частью повседневной жизни. При разработке новых систем управления и их внедрении убедитесь, что вы интегрируете их в существующие, упрощая и устраняя избыточные уровни, где это возможно. Попытайтесь добавить как можно меньше документов/дополнительной работы, это обеспечит работу ваших изменений после того, как вы будете направлены на другой участок.

Этап 5. Организуйте контроль и непрерывный цикл улучшений.

Даже если изменение, которое вы внедрили, кажется устойчивым и показывает необходимые результаты это не будет длиться долго если вы не замкнете круг. Человеческая ментальность и специфика бизнеса всегда строятся на логике облегчения жизни, и не всегда делает это эффективно (создание запасов, добавление дополнительных людей в процессе и т. д.). Внешняя среда и состояние бизнеса также являются нестабильными. Встраивайте в текущие системы управления новые необходимые элементы управления (KPI, аудит эффективности и т. д.). Они больше относятся к фазе Фиксирования изменений и в основном важны для создания цикла непрерывного улучшения. Это позволит вам или вновь назначенным руководителям снова инициировать цикл изменений, начать новые программы улучшений и добиться новых, еще более продвинутых бизнес-результатов.

Written by
Сергей Булат
Управляющий партнер